アポスティーユ・公印確認

公文書と呼ばれるもの

登記簿謄本(履歴事項全部証明書、現在事項全部証明書)、戸籍謄本、戸籍抄本、除籍謄本、パスポート(コピー)、出生届受理証明書、婚姻届受理証明書、離婚届受理証明書、婚姻要件具備証明書、婚姻届記載事項証明書、出生届記載事項証明書、住民票、警察証明書(無犯罪証明書)など

 

私文書と呼ばれるもの

私立学校の卒業証明書、成績証明書、委任状、会社定款、株主名簿、取締役会/株主総会議事録、履歴書、在職証明書、源泉徴収票、財務諸表、収入証明、契約書、銀行口座明細表など

上記公文書の翻訳文書(英訳等)

注1)登記官押印証明について登記官の発行した登記簿謄本などは、その登記官の所属する(地方)法務局長による登記官押印証明が必要です。

注2)公証人押印証明について公証人が認証した公証人認証書は、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明が必要です。

注3)埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野、新潟及び静岡の8県の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。その後は外務省で公印確認またはアポスティーユの手続きを行ってください。

注4)ワンストップサービスとは東京都,神奈川県及び大阪府の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。このサービスをご利用になると法務局や外務省に出向く必要はありません。ただし、公印確認の場合は、駐日大使館・(総)領事館の領事認証を必ず取得する必要がありますので、ご注意ください。

 

(注)提出先機関の意向で日本外務省の公印確認ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明を求められている場合は、ワンストップサービスを受けずに、東京(横浜地方)法務局で公証人押印証明を取得して下さい。外務省で公印確認・アポスティーユを受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません。また、現地日本大使館や総領事館で証明を受けた書類に対して外務省で公印確認・アポスティーユの証明を行うこともできません。

<公印確認(Authentication)>

 日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。 外国での各種手続きのために、外国関係機関へ日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先から認証を取得するよう要求された場合、機関によっては書類に領事認証が必要になることがあります。領事認証を受けるには、その前に外務省の公印確認を済ませなければなりません。

(1)公文書提出の流れ

①公印確認(外務省による認証) ⇒ ②駐日外国大使館(領事館による認証) ⇒ ③外国関係機関へ提出

※公印確認を受けた書類を直ちに提出先である外国関係機関へ提出することはできません。

外務省で公印確認を受けた後は、上記②の日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事認証を取得します。

 

1)外務省における公印確認は、その後の駐日外国大使館・(総)領事館での領事認証が必要となる証明ですので、必ず駐日外国領事による認証を受けてから提出国関係機関へ提出して下さい。

 

2)提出先機関の意向で日本外務省の公印確認証明ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明が求められている場合があります。外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできませんので、ご注意ください。

 

3)領事認証とは、日本にある提出先国の各国大使館・(総)領事館の領事により書類上の署名や印・刻印が本物であることを承認することです。 例えば、日本人が外国の機関に戸籍謄本等の日本の公文書を提出しても、それが「本物である」と信用して貰うには、日本の公文書が真正なものであることを証明しなければなりません。そこで、日本にある当該外国機関の大使館(在日大使館、領事館)に、書類が本物であることを承認(認証)して貰い、認証を受けた日本の公文書を当該外国機関へ提出してはじめて書類が本物であると信用されることになります。公印確認の後、領事認証が必要になるのは、そのためです。 具体的には、大使館の領事部門または領事館に書類を持ち込み、認証を依頼すること、これが領事認証です。

 

(2)公印確認の対象となる書類

1)公文書

 

2)登記官の発行した登記簿謄本・・・発行元の登記官所属の地方法務局長による登記官押印証明(認証)を受けた後、公印確認可能。

*なお、登記簿謄本の場合、予め発行元の登記官所属の地方法務局長による登記官押印証明が必要です。登記官押印証明の付与されていない登記簿謄本に公印確認を受けることはできません。

 

3)私文書。ただし私文書の場合は公正証書にする必要があります。例えば、個人や会社で作成した委任状、履歴書、定款等・・・は、当該文書を公証役場で公証人の認証を受け、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があることで公文書扱いとなります。

*公正証書とは、法務大臣が任命した公証人と呼ばれる法律の専門家が作成する文章のことで、一般の書類にはない高い証明力が認められ、公文書として扱われます。公正証書にするためには公証人への認証手数料(11,500円)が必要となります。

 

4)翻訳文(公文書の英語訳等)・・・公証役場で公証人の認証を受け、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があること。

<アポスティーユ(Apostille)>

 「外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明(お墨付き)のことです。

 

  提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・(総)領事館の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

  つまり、原則、駐日外国大使館による認証が不要になります。

  すなわち、上記公印確認による公文書提出の流れでいうと①公印確認と②駐日外国大使館(領事館)による認証、の二つの手続きが不要になり、代わりに、提出する公文書に外務省よりアポスティーユ(付箋による証明)の付与を行うことで、駐日外国領事の認証があるものと同等とし、外国関係機関へ提出可能になります。

 

1)提出先国がハーグ条約(認証不要条約)の締約国であっても、領事認証が必要となり、公印確認を求められる場合がありますので、事前に提出先または日本にある提出先国の大使館・(総)領事館にご確認ください。

 

2)ハーグ条約に加入していない国へ提出する公文書の証明は全て公印確認となります。

 

(1)公文書提出の流れ

①アポスティーユ(外務省における付箋による認証)⇒ ②外国関係の機関へ提出

 

 但し、加盟国でも用途や書類により上記の公印確認(駐日外国領事の認証必要)を要求する機関がありますので、必ず提出先機関にご確認ください。

 

◎登記簿謄本の場合、発行元の登記官所属の地方法務局長による登記官押印証明が必要です。

 なお、登記官、(地方)法務局長のいずれかにアポスティーユ証明を付与するかは、提出先機関により異なる為、 

 前もってご確認ください。